Vacature Office Manager | Pax Christi Vlaanderen
|
5 maart 2021

Word jij onze spin in het web van alles rondom personeel & vrijwilligers, de huisvesting, de IT-ondersteuning, logistieke vragen en financiële administratie?

Vacature Office Manager

Pax Christi Vlaanderen zoekt een Office Manager voor de administratieve omkadering van de hele organisatie. Je zorgt ervoor dat elke medewerker optimaal administratief en logistiek ondersteund wordt in zijn of haar werk. Je neemt de dagdagelijkse, operationele werking van de organisatie ter harte. Jij denkt hierbij na hoe zaken nog vlotter en gestroomlijnder kunnen verlopen en met jouw oog voor detail pak jij proactief werk op waar jij dit ziet liggen.

Als Office Manager ben je de spin in het web van alles rondom personeel & vrijwilligers, de huisvesting, de IT-ondersteuning, logistieke vragen en financiële administratie. Deze functie zal sterk variëren in taken en verantwoordelijkheden. Bovendien geef je leiding aan kantoorstagiairs en -vrijwilligers. 

Je bent thuis in de wereld van arbeidswetgeving, boekhouding en ICT. Je werkt graag samen met collega’s en vrijwilligers, en je kan zelfstandig doorzetten in je taken. Je hebt een hart voor vrede en je beheerst de taal van geweldloze communicatie. Je hebt relevante ervaring in een administratieve functie en/of je hebt de opleiding Office Management gevolgd.

Jouw takenpakket

  • Allround administratie: agenda- en mailboxbeheer, postverwerking, de afhandeling van documenten, handtekeningen ophalen, kopiëren, inscannen, …
  • Financiële administratie in samenwerking met ons boekhoudkantoor, waaronder facturatie en klassement.
  • Personeelszaken in samenwerking met ons sociaal secretariaat waaronder verwerken van ziekmeldingen, in- en uitdiensttreding, roosteraanpassingen, op de hoogte blijven van de arbeidswetgeving, …
  • VZW-administratie: vzw-wetgeving opvolgen, opvolging en in orde brengen van fiscale attesten, jaarrekeningen neerleggen, statuten neerleggen, het bewaken van deadlines en processen.
  • Notuleren bij vergaderingen en plaatsen van stukken op de server
  • Het beheer van voorraden en kantoorartikelen
  • Coördineren van evenementen
  • Ons CRM-systeem actualiseren, optimaliseren en verrijken
  • Overige operationele zaken, zoals het beheer van onze contracten en verzekeringen, contact met onze leveranciers en gebouwbeheerders

Je profiel en vaardigheden

  • Je hebt relevante ervaring en/of opleiding in functie van het beschreven profiel (bijvoorbeeld: bacheloropleiding Office Management)
  • Je hebt een helikopterzicht op administratieve processen.
  • Je beschikt over een organisatorisch vermogen.
  • Je hebt een communicatieve houding naar collega’s.
  • Je hebt achtergrondkennis arbeidswetgeving en boekhouding
  • Je kan juridisch taalgebruik begrijpen en interpreteren
  • Je spreekt en schrijft vloeiend Nederlands. Je vlot uitdrukken in het Frans en Engels is een troef.
  • Je kan zeer vlot overweg met MS Office, Adobe en courante internettoepassingen
  • Je kan je terugvinden in de missie en visie van Pax Christi

Je contract en werkomstandigheden

Wij bieden

  • Een uitdagende job met een hoge maatschappelijke relevantie.
  • Een klein en geëngageerd team dat ervoor gaat
  • Een boeiende positie met veel leerkansen
  • Een contract van onbepaalde duur
  • Een goed loon volgens barema A1 (pc 329) (maximum 10 jaar anciënniteit)
  • Een vergoeding voor woon-werkverkeer
  • Een groepsverzekering
  • Een deeltijds contract (0,80 VTE) binnen een 38-urenweek
  • Een aangename werkplek in ons kantoor in het centrum van Antwerpen
  • Een thuiswerkvergoeding

Wij vragen

  • In het bezit zijn van een rijbewijs B is nuttig (wij hebben een Cambio-abonnement)
  • Zo snel mogelijk beschikbaar

Hoe solliciteren? 

Heb je er zin in en voldoe je aan het profiel? Dan zijn wij erg benieuwd naar je CV en motivatiebrief. Stuur die naar Stefan Nieuwinckel, onze directeur: stefan.nieuwinckel@paxchristi.be, ten laatste op 12 april 2021.